Quanto costa automatizzare un processo con l'AI: come si costruisce il preventivo

Perché non esiste un prezzo unico per un progetto di automazione

Il prezzo di un progetto di automazione con l'AI cambia in base al tipo di servizio richiesto, al numero di fonti dati da collegare e alla complessità del processo da replicare: per questo Sentira non pubblica un listino unico, ma quattro linee di servizio con un prezzo di partenza dichiarato ciascuna.

Costruire un CRM (Customer Relationship Management) che trasforma cartelle sparse in un sistema strutturato richiede un lavoro diverso da quello di collegare un canale di chat a un assistente virtuale, e diverso ancora da un flusso che raccoglie dati da sei fonti diverse ogni mattina. Anche il punto di partenza incide: un archivio già ordinato costa meno da mettere in produzione di uno sparso su file e cartelle, come nel caso di Executive Lease prima dell'intervento di Sentira. Ecco perché ogni prezzo pubblicato è un punto di ingresso, non un numero finale: il numero finale si costruisce dopo aver visto il processo reale, non prima.

Quanto costano i quattro servizi Sentira

I quattro servizi Sentira partono da questi prezzi: 5.000 € per Sentira Core (CRM intelligente), 2.000 € di setup più 300 €/mese per canale per Sentira Desk (assistenti virtuali), 4.000 € per Sentira Flow (automazione dei processi) e 1.500 €/giornata per Sentira Labs (consulenza su misura), tutti con IVA esclusa.

• Servizio

  Sentira Core

  CRM intelligente che percepisce intenti e priorità dei clienti.

  Trasforma file e cartelle sparsi in un unico sistema dove clienti, scadenze e opportunità sono sempre in ordine.

  Progetti a partire da 5.000 € · IVA esclusa · prima analisi gratuita

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• Servizio

  Sentira Desk

  Assistenti virtuali per supporto e front-office.

  Risponde ai clienti in tempo reale, anche fuori orario, e prepara il lavoro per le persone, non lo sostituisce.

  Setup da 2.000 € · da 300 €/mese per canale · IVA esclusa

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• Servizio

  Sentira Flow

  Workflow e processi automatizzati con l'AI.

  Raccoglie dati da più fonti, arricchisce i contatti e consegna bozze pronte da approvare in pochi minuti.

  Progetti da 4.000 € · IVA esclusa

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• Servizio

  Sentira Labs

  Progetti AI su misura e consulenza.

  Dalla prima analisi al deployment, per i casi che non rientrano nelle altre linee di servizio.

  Consulenza da 1.500 €/giornata · progetto tipico 5-15 giornate

  Scopri Sentira Labs →

Questi numeri sono il punto di ingresso di ciascuna linea, non il costo medio di un progetto tipo: un Sentira Core per un'azienda con pochi clienti e un solo archivio da riordinare può fermarsi vicino al minimo, mentre un progetto con più sedi, più utenti e più integrazioni cresce di conseguenza. Lo stesso vale per Sentira Desk, dove il canone mensile dipende dal numero di canali attivi: una sola chat sul sito costa meno di una chat con WhatsApp ed email automatizzate, come nel caso di Executive Lease.

Come si costruisce il preventivo, passo dopo passo

Il preventivo si costruisce in due fasi del nostro processo a quattro passi: prima una call conoscitiva gratuita di 45 minuti, poi 2-3 settimane di analisi e prototipo sui dati reali, al termine delle quali riceviamo abbastanza informazioni per proporre un numero preciso, non più indicativo.

1. 01

   Ascoltiamo

   Una call, 45 minuti

   Conversazione conoscitiva sui tuoi processi, senza impegno. Qui non si parla ancora di cifre: si capisce cosa fai oggi e dove il tempo si perde.

2. 02

   Analisi e prototipo

   2-3 settimane

   Identifichiamo il caso d'uso a maggiore impatto e costruiamo un prototipo funzionante sui tuoi dati reali. È qui che il preventivo diventa un numero preciso, non più una fascia.

3. 03

   Messa in produzione

   4-8 settimane

   Il sistema entra in produzione sui tuoi strumenti, con supervisione umana su ogni azione critica. Il costo di questa fase è già incluso nel preventivo confermato al passo precedente.

4. 04

   Misura ed estensione

   Continuo

   Misuriamo i risultati: ore risparmiate, errori ridotti, ROI (ritorno sull'investimento). Li usiamo poi per decidere se e dove estendere il sistema, con un preventivo separato per ogni estensione.

In pratica: dal primo contatto al sistema in produzione passano in genere tra 6 e 11 settimane, e il numero che leggi nel preventivo finale a fine passo 02 è quello che pagherai per la messa in produzione del passo 03. Non cambia a lavori in corso.

Cosa fa salire o scendere il prezzo finale

Il prezzo finale di un progetto sale o scende in base a quattro fattori concreti: il numero di fonti dati da collegare, lo stato di partenza di quei dati, il numero di canali o mercati coinvolti e la profondità dell'integrazione richiesta con gli strumenti che usi già.

Il numero di fonti conta perché ogni fonte (un CRM esistente, una casella email, un sito da monitorare, un foglio di calcolo) richiede una connessione e un controllo qualità a parte: nel progetto Sentira Flow per Confindustria Varese, il sistema scansiona 6 testate locali ogni mattina, un numero di fonti che incide direttamente sulla complessità, e quindi sul costo, rispetto a un flusso con una sola fonte.

Lo stato di partenza dei dati conta altrettanto: trasformare un archivio già strutturato in un CRM richiede meno lavoro che trasformare cartelle sparse su Dropbox, senza un CRM pregresso, come nel caso di Executive Lease. In quel progetto il 100% dei file grezzi è stato trasformato in dati strutturati, ma l'operazione ha richiesto un lavoro di riordino che un archivio già pulito non avrebbe richiesto.

Il numero di canali o mercati coinvolti scala il prezzo in modo quasi lineare: per Sentira Desk, ogni canale aggiuntivo (chat sul sito, WhatsApp, email) aggiunge 300 €/mese al canone. Per progetti di scala più grande, la logica è la stessa: nel progetto RPA (Robotic Process Automation) realizzato da Enrico Libutti per Randstad su 13 mercati internazionali, l'automazione end-to-end della pipeline di reportistica finanziaria ha ridotto i tempi di reportistica del 70%, un risultato che riflette anche la complessità di coordinare 13 mercati diversi, non uno solo.

Infine, la profondità dell'integrazione, cioè quanti sistemi esistenti deve leggere e scrivere il nuovo sistema e con quanta supervisione umana su ogni azione, incide sul tempo di sviluppo e quindi sul prezzo. Un assistente che si limita a rispondere costa meno di uno che aggiorna anche un CRM e invia promemoria automatici, come l'agente realizzato per Executive Lease, con le sue 4 automazioni attive.

Quando conviene automatizzare (e quando no)

Automatizzare un processo conviene quando è ripetitivo, ha un volume sufficiente e il tempo risparmiato supera chiaramente il costo del progetto; non conviene quando il processo è raro, cambia continuamente o il volume è troppo basso perché il rapporto costi-benefici regga. Ed è esattamente questo che valutiamo prima di scrivere un preventivo, non dopo.

La prima chiamata di 45 minuti serve proprio a questo: capire se il processo che vuoi automatizzare ha le caratteristiche giuste. Se dopo l'analisi il conto non torna, te lo diciamo prima di procedere: non ha senso, per noi né per te, costruire un sistema che non ripaga il suo costo. È lo stesso principio che guida il nostro modo di lavorare in ogni fase: l'AI percepisce e prepara, ma la decisione, anche quella di procedere o no con un progetto, resta sempre a una persona.

Se vuoi capire se il tuo processo rientra in questi criteri, il modo più diretto è raccontarcelo: la prima chiamata conoscitiva non ha un costo nascosto né un impegno da firmare in anticipo.